Bár az elmúlt években az ingyenes informatikai szolgáltatások minősége rengeteget javult, kétségtelen, hogy még a legjobbak is rendelkeznek bizonyos korlátokkal. Ezek pedig problémát jelenthetnek, főképp, ha egy szervezet, vagy vállalkozás honlapjának, vagy levelezésének üzemeltetéséről van szó. Utóbbira gyakorta kisebb hangsúly kerül, pedig az állandó és megbízható elérés kardinális jelentőséggel bír.

Emiatt aztán a saját email tárhely létrehozása ilyen esetekben gyakorlatilag elengedhetetlen. Céges felhasználás esetén ráadásul szinte elvárás, hogy a saját domain legyen az elektronikus levelezés címében, ne pedig egy ingyenes szolgáltató adja a végződést. Ezt szintúgy saját email tárhely segítségével tudjuk megoldani a legegyszerűbben. Mielőtt azonban kiválasztanánk azt a szolgáltatót, ahol ezt megrendeljük, alaposan gondoljuk végig, milyen igényeink vannak. Sokkal egyszerűbb ugyanis, ha már előzetesen ezeknek megfelelően kerül összeállításra az adott csomag, így ugyanis nem kell majd utólag a módosításokkal bajlódnunk.

Az egyik legfontosabb kérdést az email tárhely mérete jelenti. Akárcsak bármilyen más adattárolás esetében, úgy itt is a felhasználói szokásaink határozzák meg, mekkora volumenben kell gondolkodnunk. Az ingyenes megoldások általában pár gigabyte tárterületet biztosítanak, ez pedig személyes használatra általában elegendő. Ugyanakkor üzleti célú levelezéseknél korántsem biztos, hogy ekkora email tárhely hosszú távon is elégséges lesz majd. Emiatt tanácsos átgondolni, jellemzően milyen csatolmányokat küldenénk, illetve fogadnánk, hiszen a hellyel spórolni csak úgy tudunk, ha a régebbi üzeneteket egy idő után töröljük. Ez azonban egy vállalkozás vonatkozásában nem igazán járható út, így tanácsos egy nagyobb email tárhely mellett letenni a voksunkat és rendszeresen figyelni, mennyi kapacitás áll még a rendelkezésünkre.